Feedbackmanagement

4. Prozess im Feedbackmanagement

Ein wichtiges Ziel einer zentralen Anlaufstelle ist es, eine funktionierende Feedbackkultur an der Hochschule zu fördern. Dazu gehört sowohl, dass Studierende und Mitarbeitende Feedback geben können, als auch dass Mitarbeitende und Lehrende sich mit diesem Feedback auseinandersetzen, Missstände beseitigen, Verbesserungspotentiale erkennen und diese gewinnbringend im Sinne aller nutzen. Dafür ist es förderlich, wenn Rückmeldungen in einer zentralen Feedbackstelle an die richtigen Fachbereiche oder Verwaltungseinheiten weitergeleitet und gemeinsam mit ihnen aufgearbeitet werden.

Damit Feedback auch gewinnbringend eingesetzt und Vorschläge umgesetzt werden können, ist es wichtig, klare Zuständigkeiten und Verfahren zu etablieren. Beschwerdestellen sollten deshalb festlegen, wie eingehendes Feedback behandelt wird – vom Eingang bis zur erarbeiteten Lösung. Dazu muss bestimmt werden, wer sich um welche Anfragen kümmert und welche Maßnahmen einer Anfrage folgen. Diese Prozesse sollten allen Hochschulangehörigen kommuniziert und für sie transparent dargestellt werden.

Ein Teil dieses Prozesses ist zudem, wie Feedback-Gebende in das Verfahren mit einbezogen werden (können), wie sie Informationen über den Prozess erhalten und über die Ergebnisse ihrer Anfragen informiert werden. Feedback-Gebende sollten immer eine Rückmeldung auf Ihre Meldung erhalten, z.B. eine Eingangsbestätigung, Einladung zur Kontaktaufnahme oder eine Information über das weitere Vorgehen. Diese Rückmeldung sollte zeitnah erfolgen, in der Regel innerhalb einer Frist von 4-6 Wochen.

Legen Sie klare Zuständigkeiten und Verfahren fest, wie eingehendes Feedback behandelt wird.

Leiten Sie Feedback an die betreffenden Fachbereiche oder Verwaltungseinheiten weiter und arbeiten Sie das Feedback gemeinsam mit ihnen auf.

Beachten Sie, dass Barrieren an unterschiedlichen Stellen auftreten können. Es ist sinnvoll, für unterschiedliche Barrieren auch unterschiedliche Prozesse zu haben.

Kommunizieren Sie den Prozess des Feedbackmanagements transparent und regelmäßig an alle Hochschulangehörigen.

Informieren Sie Feedback-Gebende zeitnah zum weiteren Vorgehen des Feedback-Prozesses ihres Anliegens.