Word barrierefrei (Umsetzungshilfe)

3.7. Seiten- und Spaltenwechsel

Seiten- oder Spaltenwechsel sind nicht durch Leerzeilen, sondern mit dem Seiten- bzw. Spaltenumbruch erstellt.

Was ist damit gemeint?

In einem Dokument sollten Seiten- oder Spaltenwechsel nicht durch das Einfügen von Leerzeilen (mit der Enter-Taste) erstellt werden. Stattdessen sollten die Funktionen der Seiten- oder Spaltenumbrüche verwendet werden, um eine klare Trennung zu schaffen.

Ein Seiten- bzw. Spaltenumbruch ist eine Funktion, mit der das Ende einer Seite oder Spalte markiert und ein neuer Bereich begonnen werden kann. Seiten- bzw. Spaltenumbrüche werden verwendet, um beispielsweise ein Dokument mit mehreren Spalten zu erstellen oder sicherzustellen, dass ein neues Kapitel auf einer neuen Seite beginnt. Sie können manuell hinzugefügt oder automatisch durch Word generiert werden, abhängig von den Einstellungen.

Warum ist es wichtig?

Die Verwendung von Leerzeilen anstelle von Seiten- oder Spaltenumbrüchen kann zu Barrieren führen. Dies liegt daran, dass Screenreader und Sprachausgaben Schwierigkeiten haben, den Text korrekt zu interpretieren, wenn Leerzeilen verwendet werden, um eine neue Absatzstruktur zu erzeugen. Insbesondere können Leerzeilen, die durch die einfache Verwendung der Enter-Taste erstellt wurden, als "leer" vorgelesen werden, was den Lesefluss stört.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

In Microsoft Word können Sie einen Seiten- oder Spaltenumbruch wie folgt einfügen:

• Seitenumbruch: Klicken Sie auf "Einfügen" und dann auf "Seitenumbruch".
• Spaltenumbruch: Klicken Sie auf "Seite Layout" und dann auf "Spalten" und wählen Sie die Anzahl der Spalten aus. Wenn Sie bereits eine Spalte haben und eine weitere hinzufügen möchten, positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Spalte einfügen möchten, und klicken Sie auf "Layout" und dann auf "Spalten" und wählen Sie "Mehr Spalten".

Um zu überprüfen, ob Seiten- oder Spaltenwechsel korrekt erstellt wurden, müssen Sie bei den Betriebssystemen Windows und Mac unterschiedlich vorgehen:

Für Mac:

1. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf "Start".
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Formatierungszeichen ein-/ausblenden" mit dem Symbol "¶". Dadurch werden alle Absatzformatierungen im Dokument sichtbar.
3. Überprüfen Sie das Dokument auf Seiten- oder Spaltenwechsel. Wenn diese mit den unter "Layout" vorhandenen Umbruch-Funktionen getätigt wurden, sind diese explizit als "Seitenumbruch" oder "Spaltenumbruch" im Dokument ausgezeichnet.
4. Wenn Seiten- oder Spaltenwechsel nicht explizit gekennzeichnet sind, suchen Sie nach vielen leeren Zeilen im Dokument.
5. Ersetzen Sie die leeren Zeilen durch die Verwendung der Absatzformatierungsoption "Seitenumbruch" oder "Spaltenumbruch", je nach Bedarf.
6. Überprüfen Sie das Dokument erneut, um sicherzustellen, dass alle Seiten- und Spaltenwechsel ordnungsgemäß gekennzeichnet sind und keine unerwünschten leeren Zeilen vorhanden sind.

Für Windows:

1. Klicken Sie auf das Register "Start".
2. Im Bereich "Absatz" klicken Sie auf die Schaltfläche "Alle anzeigen" mit dem Symbol "¶". Dadurch werden alle Absatzformatierungen im Dokument sichtbar.
3. Überprüfen Sie das Dokument auf Seiten- oder Spaltenwechsel. Wenn diese mit den unter "Layout" vorhandenen Umbruch-Funktionen getätigt wurden, sind diese explizit als "Seitenumbruch" oder "Spaltenumbruch" im Dokument ausgezeichnet.
4. Wenn Seiten- oder Spaltenwechsel nicht explizit gekennzeichnet sind, suchen Sie nach vielen leeren Zeilen im Dokument.
5. Ersetzen Sie die leeren Zeilen durch die Verwendung der Absatzformatierungsoption "Seitenumbruch" oder "Spaltenumbruch", je nach Bedarf.
6. Überprüfen Sie das Dokument erneut, um sicherzustellen, dass alle Seiten- und Spaltenwechsel ordnungsgemäß gekennzeichnet sind und keine unerwünschten leeren Zeilen vorhanden sind.