PowerPoint barrierefrei (Umsetzungshilfe)

Wenn Farben zur Übermittlung von Informationen eingesetzt werden (z.B. in Diagrammen oder zur Markierung von Texten), vermitteln Beschriftungen, Symbole oder Muster die gleichen Informationen.

Was ist damit gemeint?

Es wird empfohlen, dass Informationen nicht ausschließlich durch Farben dargestellt, sondern auch durch Beschriftungen, Symbole oder Muster vermittelt werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel bei einem Diagramm Farbe UND Muster verwendet werden sollen, um einen Balken darzustellen. Beispielsweise werden auch Buttons in den Farben grün und rot zusätzlich mit „ja“ und „nein“ beschrieben. So werden Möglichkeiten geschaffen, die die Wahrnehmung visueller Informationen verbessern.

Warum ist es wichtig?

Wenn Informationen ausschließlich durch Farben dargestellt werden, können Rezipierende, die nicht alle Farben eindeutig wahrnehmen, Schwierigkeiten haben, diese Informationen zu verstehen. Dabei besteht das Risiko, dass Informationen, die nur über Farben vermittelt werden, bei solchen Personengruppen verloren gehen. Rezipierende mit Farbfehlsichtigkeit beispielsweise haben Schwierigkeiten damit, bestimmte Farben oder Kontraste wahrzunehmen. So können Farben mit der gleichen Sättigung die vollständige Wahrnehmung des Gezeigten verhindern und dazu führen, dass nicht alle Informationen aufgenommen werden. Auch Grau-Kontraste sollten nur begrenzt eingesetzt werden, da Rezipierende mit Farbsinnstörungen Schwierigkeiten haben können, bestimmte Grautöne oder Helligkeitsunterschiede zu erkennen.

Durch die zusätzliche Verwendung von Beschriftungen, Symbolen oder Mustern können Informationen auf mehrere Arten dargestellt werden, um sicherzustellen, dass sie auch für Personengruppen, die unabhängig von der farbigen Darstellung arbeiten, sich von bunten Farben ablenken lassen oder Reize sehr stark wahrnehmen, zugänglich sind.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

Bei der Umsetzung und Prüfung gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen für Mac- und Windows-Betriebssysteme:

Um beispielsweise ein Muster zu einem Diagramm in PowerPoint hinzuzufügen, können Sie wie folgt vorgehen:

Für Mac:

1. Klicken Sie auf das Diagramm, um es auszuwählen. Es sollte nun ein Rahmen um das Diagramm erscheinen.
2. Klicken Sie den Bereich des Diagramms an, der eine (andere) Farbe und ein Muster enthalten soll.
3. Mit Rechtsklick öffnet sich ein Pop-Up-Menü. Wählen Sie „Datenreihen formatieren“. Auf der rechten Seite erscheint ein Fenster.
4. Wählen Sie unter „Füllung“ eine kräftige Farbe unter „Einfarbige Füllung“ aus.
5. Abschließend wählen Sie unter „Musterfüllung“ ein gut erkennbares Muster aus, das Sie in diesem Diagramm noch nicht in der Farbkombination genutzt haben.

Für Windows:

1. Klicken Sie auf das Diagramm, um es auszuwählen. Es sollte nun ein Rahmen um das Diagramm erscheinen.
2. Klicken Sie oben auf der Menüleiste auf die Registerkarte "Format", um die Formatierungsoptionen für das Diagramm anzuzeigen, auf der linken Seite finden Sie ein Dropdown-Menü, in dem Sie auswählen können, welchen Teil des Diagramms Sie bearbeiten wollen.
3. In der "Format"-Registerkarte finden Sie eine Schaltfläche mit dem Namen "Fülleffekte". Klicken Sie darauf, um das Menü für die Füllung des Diagramms zu öffnen.
4. Wählen Sie die Option "Struktur" aus dem Dropdown-Menü "Fülleffekte“
5. Wählen Sie ein Muster aus, indem Sie daraufklicken. Sie können aus einer Vielzahl von Mustern auswählen, einschließlich diagonalen Linien, Punkten, Kreuzen und mehr.

Außerdem sollten Sie eine Beschriftung zu jedem Diagramm in PowerPoint hinzuzufügen und wie folgt vorgehen:

Für Mac:

1. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Drucklayout.
2. Klicken Sie auf das Diagramm und dann auf die Registerkarte Diagrammentwurf.
3. Klicken Sie auf „Diagrammelement hinzufügen“ und folgend auf "Datenbeschriftungen". und oder "Achsentitel", und wählen Sie die gewünschte Titeloption aus.
4. Wählen Sie hier die Position der Datenbeschriftungen aus. Wenn die Daten für die Tabelle nicht generiert werden, geben Sie diese manuell ein.
5. Ändern Sie die Schriftart, -größe und -farbe der Beschriftung, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen in der Menüleiste klicken.
6. Positionieren Sie die Beschriftung an der gewünschten Stelle, indem Sie sie mit der Maus ziehen.
7. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Beschriftungen, die Sie hinzufügen möchten.

Für Windows:

1. Klicken Sie auf das Diagramm, um es auszuwählen. Dadurch werden die Diagrammwerkzeuge oben in der Menüleiste angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Register "Diagrammentwurf", das sich direkt über der Menüleiste befindet, um auf die Diagrammwerkzeuge zuzugreifen.
3. Klicken Sie im Abschnitt "Diagrammelemente hinzufügen" auf die Schaltfläche "Datenbeschriftungen", "Achsentitel" oder „Diagrammtitel", um eine Liste von Beschriftungsoptionen anzuzeigen.
4. Wählen Sie die Beschriftung aus, die Sie hinzufügen möchten.
5. Geben Sie den Text für die Beschriftung ein, indem Sie auf das Textfeld klicken, das auf der Folie erscheint.
6. Ändern Sie die Schriftart, -größe und -farbe der Beschriftung, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen in der Menüleiste klicken.
7. Positionieren Sie die Beschriftung an der gewünschten Stelle, indem Sie sie mit der Maus ziehen.
8. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Beschriftungen, die Sie hinzufügen möchten.

Diagramme und andere Darstellungen sollten für die Prüfung auf verschiedene Arten betrachtet werden, beispielsweise durch das Ausblenden von Farben oder das Ändern der Helligkeit, um sicherzustellen, dass die Informationen unabhängig von Farben gut verständlich sind. Um dies umzusetzen, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Drucken Sie die jeweilige Folie in Graustufen, um sich ein Bild davon zu machen, wie ihre Darstellungen ohne Farben aussehen. Zusätzlich können Sie bei ihrem Endgerät die Helligkeit von „sehr hoch“ auf „sehr niedrig“ stellen und darauf achten, ob die Informationen weiterhin zugänglich sind.