PowerPoint barrierefrei (Umsetzungshilfe)

Grafiken und Videos enthalten einen kurzen, prägnanten Alternativtext. Grafiken und Videos ohne inhaltliche Bedeutung sind als dekorativ markiert.

Was ist damit gemeint?

Um die Zugänglichkeit einer PowerPoint-Präsentation zu verbessern, sollten alle darin enthaltenen Grafiken und Videos mit Alternativtexten versehen werden, die beschreiben, was zu sehen ist. Ein Alternativtext ist eine kurze und prägnante Beschreibung des Inhalts der Grafik und des Videos, die von Screenreadern und Sprachausgaben gelesen wird, um den Inhalt zu verstehen.

Bei rein dekorativen Bildern oder Videos ohne inhaltliche Relevanz sollten diese entsprechend gekennzeichnet werden. In PowerPoint kann eine Grafik oder ein Video als "dekorativ" markiert werden, um zu signalisieren, dass es keinen für die Präsentation relevanten Inhalt enthält und daher von Screenreadern und Sprachausgaben übersprungen werden kann.

Warum ist es wichtig?

Ein treffender Alternativtext für eine Grafik oder ein Video ist wichtig, da er es allen Rezipierenden ermöglicht, den Inhalt zu verstehen. Wenn kein Alternativtext vorhanden oder unzureichend ist, wird die Grafik oder das Video für Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben unsichtbar. Das bedeutet, dass diese Rezipierenden wichtige Informationen verpassen, die innerhalb des Elements enthalten sein könnten.

Ein treffender Alternativtext beschreibt das grafische Element kurz und prägnant und vermittelt, wie das Element in Bezug zum Inhalt der Präsentation steht. Wenn das Element wichtige Informationen enthält, die im Text nicht anders dargestellt werden oder werden können, ist es wichtig, diese Informationen im Alternativtext einzubeziehen, damit diese von Screenreadern und Sprachausgaben erfasst werden. Eine detaillierte Beschreibung der Grafik oder des Videos ist für einen Alternativtext in der Regel nicht notwendig. Elemente die viele wichtige Informationen enthalten, sollten im Text selbst vorkommen oder eine ausführliche Textalternative bereitstellen. Grundsätzlich gilt, dass ein Alternativtext maximal 120 Zeichen enthalten sollte.

Ein Beispiel für einen treffenden Alternativtext für eine Grafik wäre: „Ein Gruppenfoto von Mitarbeitenden, die an einem Firmenausflug teilgenommen haben und zusammen vor einem Bergpanorama stehen." Dieser Alternativtext vermittelt Rezipierenden von einem Screenreader oder eine Sprachausgabe ausführlich, was auf der Grafik zu sehen ist.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

Um einen Alternativtext für ein Video oder eine Grafik in PowerPoint hinzuzufügen, folgen Sie je nach Software diesen Schritten:

Für Mac:

1. Wählen Sie ein Objekt aus.
2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte "Formformat" für das Objekt und dann "Alt Text" aus.
3. Geben Sie im Bereich Alternativtext ein bis zwei Sätze in das Textfeld ein, um das Objekt und dessen Kontext zu beschreiben.
4. Alternativ können sie, wenn Sie das Objekt ausgewählt haben, einen Rechtsklick machen und auf „Alt-Text anzeigen...“ gehen. Dann erscheint ein Pop-Up-Fenster.

Für Windows:

1. Klicken Sie auf das Video oder die Grafik, um diese auszuwählen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Format" und in der Menüleiste auf "Alt-Text".
3. Ein Bereich namens "Alt-Text" wird auf der rechten Seite des Bildschirms geöffnet. Geben Sie in diesem Bereich eine Beschreibung des Videos oder der Grafik ein, die den Inhalt und die Bedeutung für Rezipierende vermittelt.
4. Überprüfen Sie den Alternativtext, um sicherzustellen, dass er die relevanten Informationen enthält und angemessen ist.

Um Videos oder Grafiken in PowerPoint als dekorativ zu markieren, folgen Sie je nach Software diesen Schritten:

Für Mac:

1. Wählen Sie ein Objekt aus.
2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte "Format" für das Objekt und dann "Alternativtext" aus.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Als dekorativ" markieren. Das Texteingabefeld wird ausgegraut.

Für Windows:

1. Klicken Sie auf das Video oder die Grafik, um es auszuwählen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Format" in der Menüleiste auf "Alt-Text" oder machen sie einen Rechtsklick.
3. Ein Bereich namens "Alt-Text" wird auf der rechten Seite des Bildschirms geöffnet.
4. Klicken Sie auf das Kästchen neben „Als dekorativ markieren", so dass sich ein Häkchen in darin befindet und das Video oder die Grafik als dekorativ gekennzeichnet wird.