Word barrierefrei (Umsetzungshilfe)

Spalten sind nicht mit Tabulatoren, sondern über das Menü „Layout“ erstellt. Der Zwischenraum zwischen den Spalten ist groß genug, um sich visuell voneinander abzusetzen.

Was ist damit gemeint?

Bei der Verwendung von Spalten in Microsoft Word empfiehlt es sich, die vorgefertigten Spaltenvorlagen von Word zu nutzen. Diese können über das Menü "Layout" eingefügt werden, und gewährleisten eine konsistente Darstellung des Dokuments.

In Microsoft Word sind Spalten eine Möglichkeit, um den Text in einem Dokument in mehrere vertikalen Abschnitte aufzuteilen. Dadurch können beispielsweise lange Texte übersichtlicher gestaltet werden, indem sie auf mehrere Spalten verteilt werden. Die Spalten können gleich groß sein oder unterschiedliche Breiten haben, und es können je nach Bedarf unterschiedliche Anzahlen von Spalten erstellt werden, wobei zwecks Übersichtlichkeit nicht zu viele Spalten verwendet werden sollten.

Wenn in einem Dokument mehrere Spalten verwendet werden, sollte zwischen diesen Spalten genügend Platz gelassen werden, damit sie sich optisch voneinander abheben und für die Rezipierenden leichter zu erkennen sind. Der Zwischenraum zwischen Spalten sollte immer mindestens 6 mm betragen.

Warum ist es wichtig?

Wenn Spalten in Microsoft Word nicht über das Layout-Tool erstellt werden, sondern durch manuelles Einfügen von Tabulatoren oder Leerzeichen, kann dies zu Problemen bei dem Vorlesen und Interpretieren des Inhalts von Screenreadern und Sprachausgaben führen. Deshalb ist es wichtig, die Layout-Tools von Word zu verwenden, um Spalten zu erstellen, um sicherzustellen, dass das Dokument barrierefrei und zugänglich ist.

Wenn der Zwischenraum zwischen den Spalten nicht ausreichend groß ist, kann dies die Lesbarkeit des Dokuments beeinträchtigen, indem sich der Text für manche Lesende zu überlappen scheint und somit unleserlich wird. Für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigung oder anderen Einschränkungen, wie Legasthenie, kann es schwierig sein, den Textabstand zwischen enganliegenden Spalten wahrzunehmen. Außerdem können durch einen zu engen Textabstand die Buchstaben für die Rezipientinnen und Rezipienten verschmelzen oder Wörter unvollständig dargestellt werden.

Durch eine angemessene Spaltenbreite oder Verwendung von Abständen zwischen den Spalten kann somit die Lesbarkeit erhöht werden, sodass alle Rezipierende das Dokument ohne Einschränkungen lesen können.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

Um Spalten zu überprüfen, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen was die Betriebssysteme von Mac und Windows angeht:

Für Mac:

1. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Start“.
2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Formatierungszeichen ein-/ausblenden“ mit dem Symbol „¶“. Dadurch werden alle Absatzformatierungen im Dokument sichtbar.
3. Schauen Sie sich nun die Spalten in Ihrem Dokument an. Zwischen den Spalten sollten keine Pfeilsymbole „->“ existieren, da diese Pfeile Tabulatoren repräsentieren.
4. Alternativ können Sie auch überprüfen, ob Sie die Texte spaltenweise markieren können. Bei Spalten, die über Tabulatoren erstellt wurden, können Sie den Text nur zeilenweise markieren.

Für Windows:

1. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Start“.
2. Klicken Sie im Bereich „Absatz“ auf die Schaltfläche „Alle anzeigen“ mit dem Symbol „¶“. Dadurch werden alle Absatzformatierungen im Dokument sichtbar.
3. Schauen Sie sich nun die Spalten in Ihrem Dokument an. Zwischen den Spalten sollten keine Pfeilsymbole „->“ existieren, da diese Pfeile Tabulatoren repräsentieren.
4. Alternativ können Sie auch überprüfen, ob Sie die Texte spaltenweise markieren können. Bei Spalten, die über Tabulatoren erstellt wurden, können Sie den Text nur zeilenweise markieren.

Um sicherzustellen, dass der Zwischenraum zwischen den Spalten groß genug ist, können Sie in Word die Spalteneinstellungen anpassen. Hier können Sie den Spaltenabstand definieren und sicherstellen, dass dieser groß genug ist, um die Spalten voneinander zu trennen. Um die Spalteneinstellung in Word anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Text, den Sie in Spalten formatieren möchten, oder positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Spalten beginnen möchten.
2. Klicken Sie auf das Register "Layout" in der Menüleiste oben im Word-Fenster.
3. Klicken Sie auf den Button "Spalten", der sich in der Gruppe "Seite einrichten" befindet.
4. Wählen Sie die gewünschte Anzahl an Spalten und die Breite und den Abstand (mind. 6mm) zwischen den Spalten aus.
5. Klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu übernehmen.

Wenn Sie die Spalteneinstellungen für das gesamte Dokument anpassen möchten, wählen Sie im Menü "Layout" unter "Seite einrichten" die Option "Spalten". Geben Sie hier die gewünschte Anzahl an Spalten, die Breite und den Abstand an und klicken Sie auf "OK". Die Einstellungen werden nun auf das gesamte Dokument angewendet.