Word barrierefrei (Umsetzungshilfe)

Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen treten nur einmal auf, sind aussagekräftig und leicht verständlich.

Was ist damit gemeint? 

Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen sollten in einem Dokument nur einmal auftreten, um die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit des Dokuments zu verbessern. Zusätzlich ist es wichtig, dass Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen aussagekräftig sind, damit sie den Lesenden schnell und effektiv helfen, den Inhalt der entsprechenden Abschnitte oder Elemente zu verstehen. Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen sollten darüber hinaus alle notwendigen Informationen enthalten, um den Lesenden zu helfen, die dargestellten Daten oder Informationen zu verstehen und wenn nötig auf die verwendeten Quellen zurückzugreifen.

Warum ist es wichtig?

Eine klare Strukturierung ist entscheidend, um Inhalte schnell erfassen und verstehen zu können. Überschriften und Beschriftungen spielen hierbei eine wichtige Rolle, da sie helfen, den Inhalt des Dokuments zu gliedern und zentrale Abschnitte und Elemente schnell zu identifizieren. Dies ist besonders wichtig für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen, Lernbeeinträchtigungen oder Leseschwierigkeiten, da eine klare Strukturierung den Zugang zu Texten erleichtert. Eine präzise und aussagekräftige Überschrift ermöglicht es den Lesenden beispielsweise, den Text schnell zu scannen und zu entscheiden, ob weitergelesen werden möchte oder nicht. Auch Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen sollten präzise und aussagekräftig sein, um eine einfache Verständlichkeit und eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen. Eine klare und präzise Beschriftung von Abbildungen und Tabellen kann auch dazu beitragen, Missverständnisse und Verwechslungen zu vermeiden, insbesondere wenn mehrere Abbildungen oder Tabellen im gleichen Dokument vorkommen.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

Bei der Auswahl von Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen sollten Sie sich an einigen Grundsätzen orientieren, um sicherzustellen, dass sie zum Inhalt passend und verständlich sind:

1. Beschreiben Sie den Inhalt präzise: Die Überschrift oder Beschriftung sollte kurz und prägnant sein und den Inhalt des Dokuments oder der Abbildung/Tabelle beschreiben.
2. Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon und verwenden Sie stattdessen eine Sprache, die für die Zielgruppe leicht verständlich ist.
3. Verwenden Sie Schlagwörter: Verwenden Sie relevante Schlagwörter, die dem Leser eine Vorstellung davon geben, was er in dem Dokument oder der Abbildung/Tabelle erwarten kann.
4. Verwenden Sie Formatierung: Verwenden Sie eine größere Schriftgröße oder Fettdruck, um die Überschrift oder Beschriftung hervorzuheben und sie leichter lesbar zu machen.
5. Überprüfen Sie die Genauigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Informationen in der Überschrift oder Beschriftung korrekt sind und nicht zu Missverständnissen führen.
6. Vermeiden Sie wiederholte Beschriftungen: Vermeiden Sie die Wiederholung von Beschriftungen oder Überschriften im Dokument, um Verwirrung zu vermeiden.
7. Berücksichtigen Sie die Zielgruppe: Stellen Sie sicher, dass die Überschrift oder Beschriftung auf die Bedürfnisse und Kenntnisse der Zielgruppe zugeschnitten ist.
8. Verwenden Sie die richtigen Schreibweisen und Symbole: Verwenden Sie die richtige Rechtschreibung und Grammatik, und verwenden Sie Symbole und Abkürzungen, die von der Zielgruppe verstanden werden.

Indem Sie diese Grundsätze berücksichtigen, können Sie Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen erstellen, die zum Inhalt passend und leicht verständlich sind.

Das gezielte Platzieren einer Bild- oder Tabellenbeschriftung ermöglicht es, diese genau an der gewünschten Stelle zu positionieren und somit eine klare Verbindung zwischen der Beschriftung und dem zugehörigen Element herzustellen. In der Regel kann diese Funktion durch einen einfachen Rechtsklick auf das Element ausgewählt werden, was es erleichtert, die Beschriftung an der gewünschten Position zu platzieren und sicherzustellen, dass sie nicht isoliert erscheint.

Man kann zusätzlich prüfen, ob Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen nur einmal im Dokument vorkommen, indem man das Dokument gezielt durchsucht. Das Vorgehen unterscheidet sich je nach Betriebssystem:

Für Mac:

1. Verwenden Sie die Suchfunktion, indem Sie CMD+F drücken.
2. Geben Sie die zu überprüfende Überschrift oder Beschriftung in das Suchfeld ein und drücken Sie die ENTER-Taste.
3. Überprüfen Sie alle Vorkommnisse der Überschrift oder Beschriftung im Dokument, um sicherzustellen, dass sie nur einmal verwendet werden.
4. Überprüfen Sie die Sprache der Überschriften und Beschriftungen auf Verständlichkeit für die Zielgruppe.
5. Vermeiden Sie Fachjargon oder technische Begriffe, die für die Zielgruppe möglicherweise nicht verständlich sind.
6. Überarbeiten Sie die Überschriften und Beschriftungen, falls nötig, um sie klarer und prägnanter zu gestalten.

Für Windows:

1. Öffnen Sie den Navigationsbereich in Word, indem Sie STRG+F drücken.
2. Geben Sie in das Suchfeld die zu überprüfende Überschrift oder Beschriftung ein.
3. Unter dem Register "Ergebnisse" sollte nur ein Eintrag angezeigt werden. Wenn es mehrere Einträge gibt, bedeutet das, dass die eingegebene Phrase an mehreren Stellen im Dokument vorkommt.
4. Klicken Sie sich durch die Einträge und schauen Sie, ob es sich um doppelte Überschriften oder Beschriftungen handelt. Überprüfen Sie auch, ob diese Phrasen lediglich in einem Fließtext auftauchen.
5. Überprüfen Sie, ob die Überschriften und Beschriftungen in einer klaren und prägnanten Sprache verfasst wurden. Vermeiden Sie Fachjargon oder technische Begriffe, die für die Zielgruppe möglicherweise nicht verständlich sind.