Word barrierefrei (Umsetzungshilfe)

Grafiken enthalten einen kurzen, prägnanten Alternativtext. Grafiken ohne inhaltliche Bedeutung sind als dekorativ markiert.

Was ist damit gemeint?

Um die Zugänglichkeit eines Word-Dokuments zu verbessern, sollten alle darin enthaltenen Bilder und Grafiken mit Alternativtexten versehen werden, die beschreiben, was auf dem Bild zu sehen ist. Ein Alternativtext ist eine kurze und prägnante Beschreibung des Inhalts der Grafik, die von Screenreadern und Sprachausgaben gelesen wird, um den Inhalt zu verstehen.

Bei rein dekorativen Bildern ohne inhaltliche Relevanz sollte das Bild entsprechend gekennzeichnet werden. In Word kann eine Grafik oder ein Bild als "dekorativ" markiert werden, um zu signalisieren, dass es keinen für das Dokument relevanten Inhalt enthält und daher von Screenreadern übersprungen werden kann.

Warum ist es wichtig?

Ein treffender Alternativtext für ein Bild ist wichtig, da er es allen Rezipierenden ermöglicht, den Inhalt eines Bildes zu verstehen. Wenn ein Bild keinen Alternativtext hat oder der Alternativtext unzureichend ist, wird das Bild für Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben unsichtbar. Das bedeutet, dass diese Rezipierenden wichtige Informationen verpassen, die in dem Bild enthalten sein könnten.

Ein treffender Alternativtext beschreibt das Bild kurz und prägnant und vermittelt, wie beispielsweise ein Bild in Bezug zum Inhalt des Dokuments steht. Wenn das Bild wichtige Informationen enthält, die im Text nicht anders dargestellt werden oder werden können, ist es wichtig, diese Informationen im Alternativtext einzubeziehen, damit diese von Screenreadern und Sprachausgaben erfasst werden. Eine detaillierte Beschreibung des Bildes ist für einen Alternativtext in der Regel nicht notwendig. Für den Fall, dass ein Bild viele wichtige Informationen enthält, sollten diese im Text selbst vorkommen oder eine ausführliche Textalternative (4.3) bereitgestellt werden. Grundsätzlich gilt, dass ein Alternativtext maximal 120 Zeichen enthalten sollte.

Ein Beispiel für einen treffenden Alternativtext für ein Bild in Word wäre: „Ein Gruppenfoto von Mitarbeitenden, die an einem Firmenausflug teilgenommen haben und zusammen vor einem Bergpanorama stehen." Dieser Alternativtext vermittelt Nutzenden von einem Screenreader, was auf dem Bild zu sehen ist.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

Um einen Alternativtext für ein Bild in Word hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Bild und wählen Sie im Menü "Bildformat" den Punkt "Alternativtext" aus. Geben Sie dann eine präzise Beschreibung des Inhalts des Bildes in das Textfeld ein. Wenn das Bild nur dekorativ ist, markieren Sie es als solches und lassen Sie das Alternativtextfeld leer. Um ein Bild als dekorativ zu markieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Bild aus, das Sie als dekorativ markieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "Bild formatieren" aus dem Dropdown-Menü, wenn Sie einen Windows-Computer besitzen. Mit einem Mac können Sie alternativ „Alt-Text anzeigen" auswählen und es öffnet sich auf der rechten Seite ein Fenster/Menü
3. Wählen Sie im "Bildformat" Register den Punkt "Alt-Text" aus.
4. Im Alt-Text-Dialogfeld eines Windows-Computers aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dieses Bild ist dekorativ", während Sie bei einem Mac die Option "Als dekorativ markieren" unterhalb des Textfeldes auswählen können.
5. Klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern.

Word bietet eine integrierte Funktion, mit der Sie prüfen können, ob ein Alternativtext für ein Bild vorhanden ist oder nicht. Sie können auch eine Überprüfung auf redundante Alternativtexte durchführen, indem Sie den Text um das Bild herum lesen und sicherstellen, dass er nicht mit dem Alternativtext übereinstimmt.

Um die integrierte Funktion in Word zu nutzen, mit der Sie prüfen können, ob ein Alternativtext für ein Bild vorhanden ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Bild aus, für das Sie den Alternativtext überprüfen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "Bild formatieren" aus dem Dropdown-Menü. Mit einem Mac können Sie alternativ „Alt-Text anzeigen" auswählen und es öffnet sich auf der rechten Seite ein Fenster/Menü
3. Wählen Sie im "Bildformat" Register den Punkt "Alt-Text" aus.
4. Überprüfen Sie, ob das Textfeld für den Alternativtext ausgefüllt ist. Wenn ja, enthält das Bild einen Alternativtext. Wenn nicht, fehlt der Alternativtext und sollte hinzugefügt werden.

Word generiert zwar auf Wunsch automatisch eigene ALT-Texte, aber diese passen in vielen Fällen nicht und sollten daher überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.