Word barrierefrei (Umsetzungshilfe)

Alle Spaltenüberschriften (erste Zeile) sind als „Kopfzeile“ markiert, alle Zeilenüberschriften (wenn vorhanden) als "Erste Spalte".

Die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften wird als „Kopfzeile“ auf jeder Seite wiederholt.

Was ist damit gemeint?

Eine klare Gliederung in Tabellen wird durch Spalten- und Zeilenüberschriften erreicht. Die Kopfzeile zeigt an, wie die Inhalte in den Spalten gegliedert sind, während die "Erste Spalte" die Inhalte innerhalb der Zeilen sortiert. Um sicherzustellen, dass eine Tabelle von einem Screenreader oder eine Sprachausgabe korrekt vorgelesen werden kann, sollten die Spalten- und Zeilenüberschriften als "Kopfzeile" bzw. "Erste Spalte" markiert werden.

Die "Kopfzeile" einer Tabelle in Word ist die oberste Zeile der Tabelle, die normalerweise die Spaltenüberschriften enthält. Die Kopfzeile dient dazu, den Inhalt und die Struktur der Tabelle zu kennzeichnen und zu organisieren. Sie sollte bei mehrseitigen Tabellen auf jeder neuen Seite eingeblendet werden.

Wenn alle Spaltenüberschriften als „Kopfzeile“ markiert sind, tragen sie dazu bei, den Inhalt der Tabelle klar und verständlich darzustellen. Das Gleiche gilt für Zeilenüberschriften die als „Erste Spalte“ markiert sind. Diese Markierungen ermöglichen es, den Tabelleninhalt korrekt und eindeutig wahrzunehmen.

Warum ist es wichtig?

Eine unkorrekte Formatierung von Tabellen kann dazu führen, dass die Inhalte und die Struktur der Tabelle für Screenreader-Nutzende unklar oder unverständlich vermittelt werden. Wenn beispielsweise Spalten- oder Zeilenüberschriften nicht als "Kopfzeile" oder "Erste Spalte" markiert sind, kann der Screenreader die Struktur der Tabelle nicht korrekt interpretieren und kann die Sortierung innerhalb der Tabelle nicht verstehen. Dadurch können wichtige Informationen verloren gehen oder falsch verstanden werden.

Wenn die Kopfzeile einer Tabelle sich nicht auf jeder Seite wiederholt, kann dies zu Verwirrung und Fehlinterpretation des Inhalts führen.

Insbesondere bei komplexen Tabellen kann es hilfreich sein, die Spaltenbeschriftungen auf jeder Seite zu wiederholen. Durch diese Wiederholung erhalten Rezipierende eine bessere Orientierung und erleichtert es, die Inhalte der Tabelle richtig zuzuordnen. Auch Nutzende von Screenreadern und profitieren von der Wiederholung der Kopfzeile, denn diese wird ebenfalls am Anfang jeder Seite vorgelesen. So müssen sie sich nicht dauerhaft an die Spaltenüberschriften erinnern oder immer wieder an den Anfang der Tabelle zurückkehren, um die Orientierung zu behalten.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

In Microsoft Word ist die erste Zeile einer Tabelle als "Kopfzeile" automatisch markiert. Dabei ist das Kästchen „Überschrift“ im Reiter „Tabellenentwurf“ abgehakt. Die erste Spalte kann als "Erste Spalte" markiert werden, indem man auf den Reiter "Tabellenentwurf" geht und dort die entsprechenden Optionen auswählt. Die erste Spalte müssen Sie nur dann als solche auszeichnen, wenn es eine Überschrift bzw. Sortierung für die Zeile gibt.

Um eine Tabelle dahingehend zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die erste Zelle der Tabelle.
2. Gehen Sie in der Menüleiste auf den Tabellenentwurf.
3. Suchen Sie im linken Bereich des Menüs nach den Kontrollkästchen für "Kopfzeile" und "Erste Spalte" und überprüfen Sie, ob diese aktiviert sind.

Um die Kopfzeile einer Tabelle als solche zu markieren und auf jeder Seite sichtbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die erste Zeile und gehen dann auf „Tabellenentwurf“ oder Rechtsklick „Tabelleneigenschaften“. 
2. Dort aktivieren Sie das Häkchen für die Option "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen. So können Sie auch überprüfen, ob auf jeder Seite der Tabelle eine Kopfzeile vorhanden ist.