Excel barrierefrei (Umsetzungshilfe)

Inhaltstragende Illustrationen, Diagramme und Gruppierungen haben einen kurzen, prägnanten Alternativtext. Der Alternativtext von Diagrammen verweist auf dessen Tabelle über ihren Tabellennamen, enthält den Diagrammtyp und Informationen zum Inhalt. Illustrationen und Gruppierungen ohne inhaltliche Bedeutung sind als dekorativ markiert.

Was ist damit gemeint?

Um die Zugänglichkeit einer Excel-Datei zu verbessern, sollten alle darin enthaltenen Illustrationen, Diagramme und Gruppierungen von grafischen Elementen mit Alternativtexten versehen werden, die diese beschreiben. Ein Alternativtext ist eine kurze und prägnante Beschreibung des Inhalts der Grafik, die von Screenreadern und Sprachausgaben gelesen wird, um den Inhalt zu verstehen.

Rein dekorative Illustrationen, Diagramme und grafische Gruppierungen ohne inhaltliche Relevanz sollten entsprechend gekennzeichnet werden. In Excel können diese Elemente als "dekorativ" markiert werden, um zu signalisieren, dass es keinen relevanten Inhalt enthält und daher von Screenreadern übersprungen werden kann.

Diagramme werden in Excel aus Datentabellen generiert. Um den Zusammenhang von Diagramm und Tabelle herzustellen, soll der Alternativtext den Tabellennamen enthalten. Zudem soll der Alternativtext den Diagrammtyp und den Inhalt des Diagramms enthalten.

Warum ist es wichtig?

Ein treffender Alternativtext für ein Bild ist wichtig, da er es allen Rezipierenden ermöglicht, den Inhalt eines Bildes zu verstehen. Wenn ein Bild keinen Alternativtext hat oder der Alternativtext unzureichend ist, wird das Bild für Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben unsichtbar. Das bedeutet, dass diese Rezipierenden wichtige Informationen verpassen, die in dem Bild enthalten sein könnten.

Ein treffender Alternativtext beschreibt z.B. eine Illustration kurz und prägnant und vermittelt, wie diese in Bezug zum Inhalt der Datei bzw. einer Tabelle steht. Wenn die Illustration wichtige Informationen enthält, die im Text nicht anders dargestellt werden oder werden können, ist es wichtig, diese Informationen im Alternativtext einzubeziehen, damit diese von Screenreadern und Sprachausgaben erfasst werden. Eine detaillierte Beschreibung der Illustration ist für einen Alternativtext in der Regel nicht notwendig. Für den Fall, dass eine Illustration, ein Diagramm oder eine grafische Gruppierung viele wichtige Informationen enthält, sollten diese im Text selbst vorkommen oder eine ausführliche Textalternative bereitgestellt werden. Grundsätzlich gilt, dass ein Alternativtext maximal 120 Zeichen enthalten sollte.

Im Alternativtext für ein Excel-Diagramm der Umsatzentwicklung könnte stehen: "Umsatzentwicklung nach Quartalen - Säulendiagramm. Tabelle 'Jahresumsatz' 2021-2023." Dadurch wird klar vermittelt, was das Diagramm zeigt, welcher Typ es ist und auf welche Tabelle es sich bezieht. Nutzende, die Screenreader verwenden, können so die relevanten Informationen zur Umsatzentwicklung des Unternehmens erfassen, auch ohne das Diagramm visuell zu erfassen.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

Um einen Alternativtext für ein Bild in Excel hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Bild und wählen Sie im Menü "Bildformat" den Punkt "Alternativtext" aus. Geben Sie dann eine präzise Beschreibung des Inhalts des Bildes in das Textfeld ein. Wenn das Bild nur dekorativ ist, markieren Sie es als solches und lassen Sie das Alternativtextfeld leer. Um ein Bild als dekorativ zu markieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Bild aus, das Sie als dekorativ markieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "Bild formatieren" aus dem Dropdown-Menü, wenn Sie einen Windows-Computer besitzen. Mit einem Mac können Sie alternativ „Alt-Text anzeigen" auswählen und es öffnet sich auf der rechten Seite ein Fenster/Menü
3. Wählen Sie im "Bildformat" Register den Punkt "Alt-Text" aus.
4. Im Alt-Text-Dialogfeld eines Windows-Computers aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dieses Bild ist dekorativ", während Sie bei einem Mac die Option "Als dekorativ markieren" unterhalb des Textfeldes auswählen können.
5. Klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern.

Excel bietet eine integrierte Funktion, mit der Sie prüfen können, ob ein Alternativtext für eine Grafik vorhanden ist oder nicht. Sie können auch eine Überprüfung auf redundante Alternativtexte durchführen, indem Sie den Text um die Grafik herum lesen und sicherstellen, dass er nicht mit dem Alternativtext übereinstimmt.

Um die integrierte Funktion in Excel zu nutzen, mit der Sie prüfen können, ob ein Alternativtext für Illustrationen, Diagramme oder grafische Gruppierungen vorhanden ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Bild aus, für das Sie den Alternativtext überprüfen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "Bild formatieren" aus dem Dropdown-Menü. Mit einem Mac können Sie alternativ „Alt-Text anzeigen" auswählen und es öffnet sich auf der rechten Seite ein Fenster/Menü.
3. Wählen Sie im "Bildformat" Register den Punkt "Alt-Text" aus.
4. Überprüfen Sie, ob das Textfeld für den Alternativtext ausgefüllt ist. Wenn ja, enthält das Bild einen Alternativtext. Wenn nicht, fehlt der Alternativtext und sollte hinzugefügt werden.

Excel generiert zwar auf Wunsch automatisch eigene ALT-Texte, aber diese passen in vielen Fällen nicht und sollten daher überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.