Excel barrierefrei (Umsetzungshilfe)

Tabellen, die über mehr als eine Seite gehen, verfügen auf jeder Seite über die Kopf- und Fußzeile. Diese sind frei von relevanten Informationen. Die Tabellenkopfzeile wird auf jeder Seite wiederholt („Wiederholungszeile“).

Was ist damit gemeint?

Excel-Dateien erfordern normalerweise keine Kopf- oder Fußzeilen, da Excel hauptsächlich zur Datenbearbeitung und nicht zur Textpräsentation verwendet wird. Diese Funktion ist jedoch beim Exportieren in eine PDF-Datei oder beim Drucken verfügbar. Die Kopfzeile könnte den Datei- oder Tabellennamen sowie das Datum enthalten, während die Fußzeile normalerweise die Seitenzahl angibt. Eine Wiederholungszeile in Excel sorgt dafür, dass die Kopfzeile, die normalerweise die Spaltenbeschriftungen enthält, auf jeder Seite wiederholt wird, um die Lesbarkeit und Interpretation der Daten über mehrere Seiten zu erleichtern. Die Fußzeile kann zusätzliche Informationen wie Seitenzahlen, Datum oder Dateinamen enthalten, ist jedoch in digitalen Excel-Dateien nicht unbedingt erforderlich und kann in solchen Fällen entfernt werden, um Platz zu sparen und die Lesbarkeit der Tabelle zu verbessern. Wenn die Daten nicht auf eine einzelne Seite passen, ist es vorteilhaft, eine Wiederholungszeile oder Kopfzeile zu definieren.

Warum ist es wichtig?

Die Kopf- und Fußzeilen in einer Excel-Tabelle sind von Bedeutung, da sie den Rezipierenden, insbesondere jenen mit kognitiven oder Konzentrationsproblemen und Screenreadern, helfen, sich im Dokument zu orientieren und die Struktur der Daten besser zu erfassen. Wenn Excel-Dateien in PDF exportiert oder gedruckt werden, spielen die Kopf- und Fußzeilen eine entscheidende Rolle, indem sie den Reziepierenden wichtige Kontextinformationen liefern und ihnen helfen, den Inhalt der Dateien leichter zu interpretieren und zu verarbeiten. Sie dienen als visuelle Ankerpunkte, um den Lesenden die Navigation und das Verständnis der Tabellendaten zu erleichtern.

Wie kann ich es umsetzen/prüfen?

Um Kopf- und Fußzeilen in Excel zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Seitenlayout", um das Menü zu öffnen.
2. Wählen Sie "Seite einrichten". Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet.
3. In diesem neuen Fenster suchen Sie den Abschnitt "Kopfzeile/Fußzeile".
4. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kopf- und Fußzeilen nach Ihren Anforderungen anzupassen. Sie können Text hinzufügen, das Datum einfügen oder andere relevante Informationen platzieren.
5. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Tabellenkopfzeile auf jeder Seite wiederholt wird, gehen Sie zu "Seite einrichten" und suchen Sie den Abschnitt "Blatt".
6. In diesem Abschnitt finden Sie die Optionen "Wiederholungszeilen oben" und "Wiederholungszeilen unten". Durch Festlegen der entsprechenden Einstellungen können Sie definieren, welche Zeilen auf jeder Seite wiederholt werden sollen, um die Lesbarkeit zu verbessern.