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Allgemein Eine Bezugnahme auf interne oder externe textliche oder grafische Objekte erfolgt durch explizite Benennung, nicht allein anhand einer Beschreibung über visuelle oder auditive Merkmale. Die Verwendung von Farben ist allgemein sparsam. Wenn Farben zur Übermittlung von Informationen eingesetzt werden (z.B. in Diagrammen oder zur Markierung von Texten), vermitteln auch Beschriftungen, Symbole oder Muster die gleichen Informationen. Dokument Die Hauptsprache des Dokuments entspricht der eingestellten Sprache für die Rechtschreibprüfung. Der Titel ist bei den Metadaten hinterlegt, aussagekräftig und leicht verständlich und entspricht der ersten Überschrift des Dokuments. Umfangreiche Dokumente haben zu Beginn ein Inhaltsverzeichnis. Die Kopf- und Fußzeile sind mit entsprechenden Formatvorlagen erstellt und frei von relevanten Informationen (Seitenzahlen sind erlaubt). Fuß-, Endnoten und Verweise basieren auf den Funktionen, die Word unter „Referenzen“ bietet. Text Die von der Hauptsprache abweichenden Textpassagen sind jeweils mit der passenden Sprache markiert (Sprachwechsel). Die Schrift ist serifenlos (z.B. Arial, Helvetica) und nicht zu dick oder zu dünn. Hervorhebungen durch Großbuchstaben, Kursiv, Fett, Unterstrichen oder Texteffekte (Farbverlauf als Farbfüllung, Leuchteffekte, Textkontur) sind sparsam angewendet. Der Zeilenabstand beträgt mind. 120%. Der Text ist linksbündig ausgerichtet. Absätze sind nicht mit Tabulator oder weichem Zeilenumbruch, sondern mit dem Absatzumbruch erstellt (d.h., es gibt keine Leerzeilen im Dokument). Seiten- oder Spaltenwechsel sind nicht durch Leerzeilen, sondern mit dem Seiten- bzw. Spaltenumbruch erstellt. Spalten sind nicht mit Tabulatoren, sondern über das Menü „Layout“ erstellt. Der Zwischenraum zwischen den Spalten ist groß genug, um sich visuell voneinander abzusetzen. Es sind nur Inhalte als Liste/ Aufzählung ausgegeben, die auch wirklich eine Liste/ Aufzählung darstellen. Diese sind mit Listen- bzw. Aufzählungsformaten erstellt. Texte haben ein ausreichendes Kontrastverhältnis zum Hintergrund von mindestens 4.5:1. Link URL tritt im Fließtext nicht als Klartext auf. Stattdessen sind Hyperlinks eingefügt, eindeutig benannt und leicht verständlich. Wenn ein Link ein anderes Programm öffnet (z.B. Browser, E-Mail-Programm), wird im Linktext darauf hingewiesen. Beispiel: „Kontaktadresse“ (öffnet E-Mail-Programm)“. Überschrift Überschriften sind mithilfe von Formatvorlagen erstellt. Die erste Überschrift hat die Formatvorlage „Titel“ oder „Überschrift 1“. Es gibt keine Überschriften unterhalb der Ebene 6. Wenn es Unterüberschriften gibt, gibt es jede Ebene, ohne dass eine Ebene übersprungen wird. Die Bezeichnung der Überschrift erfolgt ausschließlich mit arabischen Zahlen („1“), nicht mit römischen Zahlen („I“). Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen treten nur einmal auf, sind aussagekräftig und leicht verständlich. Grafik Eingesetzte Grafiken und Textfelder sind an entsprechender Stelle verankert. Grafiken enthalten einen kurzen, prägnanten Alternativtext. Grafiken ohne inhaltliche Bedeutung sind als dekorativ markiert. Komplexe Bilder (z.B. Comics, SmartArts, Diagramme) haben eine ausführlich beschreibende Textalternative. Es werden keine Bilder und kein WordArt eingesetzt, um Texte darzustellen („Schriftgrafiken“). Grafische Informationstragende Elemente (z.B. Linien, benachbarte Flächen) haben einen Mindestkontrast von 3:1 zum Hintergrund. Es werden keine animierten Grafiken (GIFs) verwendet. Tabelle Tabellen sind über „Tabelle einfügen“ erzeugt. Alle Spaltenüberschriften (erste Zeile) sind als „Kopfzeile“ markiert, alle Zeilenüberschriften (wenn vorhanden) als "Erste Spalte". Die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften wird als „Kopfzeile“ auf jeder Seite wiederholt. Bei Tabellen, die über mehr als eine Seite gehen, sind Seitenumbrüche in Tabellenzeilen unterbunden. Zellen sind nicht miteinander verbunden. Komplexe Tabellen sind in mehrere, einfache Tabellen aufgeteilt.